Bagaimana penataan ruang kantor yang baik dari segi fisik kantor

Namun, pastikan juga Anda tidak menghadap cahaya langsung agar mata tidak silau.

5. Usahakan memperoleh pencahayaan alami

Cahaya alami dari matahari dapat membantu menyeimbangkan ritme sirkadian Anda, misalnya cahaya matahari pagi membantu Anda agar lebih bersemangat untuk bekerja.

Sementara cahaya sore menandakan bahwa ini sudah saatnya Anda merampungkan pekerjaan hari ini dan bersiap untuk istirahat.

Ruangan yang tidak memperoleh akses sinar matahari dapat mengganggu jam biologis Anda.

Alhasil, tubuh akan kesulitan membedakan antara pagi dan malam hari. Hal ini berisiko mengacaukan pola tidur Anda.

6. Ciptakan suasana tenang

Melansir studi yang diterbitkan oleh International Journal of Environmental Research and Public Health, suara berisik dapat menurunkan kesehatan mental para pekerja

Ini karena kebisingan atau suasana yang ribut dapat membuat seseorang menjadi lebih mudah stres. Untuk mengatasi hal ini, rancanglah tata ruang kantor sebisa mungkin agar lebih tenang.

Tempatkan ruang kerja berjauhan dari pusat kebisingan. Anda juga bisa menggunakan pembatas yang mampu meredam suara seperti dinding kaca atau busa peredam suara.

7. Hindari tempat yang terisolasi

Meskipun Anda mungkin perlu berkonsentrasi saat bekerja dan memilih untuk menyendiri, tetapi bukan berarti Anda harus memilih ruang kerja yang terisolasi.

Pastikan ruangan Anda tetap memudahkan untuk membaur dengan rekan kerja lain dan berinteraksi secara langsung.

Meskipun di jaman sekarang komunikasi sudah dapat dilakukan dengan media digital, bagaimanapun Anda tetap membutuhkan interaksi tatap muka.

Mengutip Journal of Affective Disorders, interaksi secara langsung dapat menurunkan risiko depresi dan gangguan kesehatan mental lainnya.

Manfaat ini tidak bisa diperoleh dari interaksi digital.

8. Sediakan tanaman hidup

Penelitian dari jurnal Health and Place menemukan bahwa lingkungan alami dapat meningkatkan kesejahteraan dan kualitas hidup.

Oleh sebab itu, saat mendesain tata ruang kantor, sediakan area untuk menaruh tanaman, seperti bunga atau dedaunan.

Dengan begitu, Anda dapat lebih rileks saat bekerja.

Selain itu, tanaman bisa membuat udara menjadi lebih bersih, sejuk, dan menyegarkan.

9. Pastikan ruangan kerja Anda rapi

Ruang kerja yang berantakan dan tidak teratur dapat membuat Anda menjadi lebih mudah stres saat bekerja.

Ini karena perhatian Anda terganggu oleh barang-barang yang berserakan.

Untuk mencegah hal ini, sediakanlah kabinet atau rak khusus untuk menata peralatan kantor agar lebih rapi.

Tata ruang kantor yang rapi juga dapat memudahkan Anda saat mencari barang yang dibutuhkan.

Jadi, Anda bisa bebas dari stres saat harus mencari-cari barang ke sana kemari.

Lingkungan dan kondisi fisik tata ruang perkantoran merupakan salah satu hal penting dalam menunjang kinerja para karyawan dalam menghabiskan waktunya untuk bekerja di kantor. Dalam hal ini yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang perkantoran antara lain yaitu sebagai berikut:


Penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran pada saat berkerja bagi para pegawai, oleh karena itu perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang akan tetapi tidak sampai menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) akan menyebabkan penglihatan menjadi kurang jelas, sehingga pekerjaan akan terhambat, lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini akan menyebabkan ketidak-efesienan dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tidak bisa dicapai secara efektif.

Lebih lanjut, pada dasarnya cahaya bisa dibedakan menjadi dua, yakni:

1)      Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari

2)      Cahaya buatan, berupa lampu

Cahaya buatan sendiri bisa dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

1)      Cahaya langsung

2)      Cahaya setengah langsung

3)      Cahaya tidak langsung

4)      Cahaya setengah tidak langsung

Dalam hal ini untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut dengan “Foot Candle”. Foot-Candle ialah banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang jatuh disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah lilin berukuran biasa.

Menata warna di dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan dalukan sebaik-baiknya. Walaupun pada kenyataannya tata warna tidak bisa dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal seperti itu bisa dimaklumi, karena warna memiliki pengaruh besar pada perasaan. Sifat dan pengaruh warna terkadang bisa menimbulkan rasa senang, sedih atau perasaan lainnya, sehingga dalam sifat warna itu sendiri bisa merangsang perasaan manusia.

Berikut ini terdapat daftar beberapa warna yang bisa merangsang atau mempengaruhi perasaan manusia, antara lain yaitu:

Selain warna dapat merangsang emosi atas perasaan, warna ternyata juga bisa memantulkan sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut itu tergantung dari macam warna itu sendiri.

Pegawai akan sulit bekerja dengan baik, senang dan efesien, jika mereka bekerja di dalam ruang kantor yang udaranya pengap, panas, sehingga sulit bernafas. Ruangan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik bekisar antara 13-24 °C. Oleh sebab itu perlu adanya ventilasi udara yang cukup, yang bisa membantu pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai dalam ruang kerjanya tetap memperoleh udara segar dan nyaman.

Masalah dekorasi ada kaitannya dengan tata warna yang baik, oleh karena itu dekorasi tidak hanya mencakup hiasan ruangan kerja saja akan tetapi harus diperhatikan cara mengatur letak, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur di dalam ruangan kantor.

Karena pada umumnya mengerjakan sebuah pekerjaan membutuhkan kosentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan agar pelaksanaan pekerjaan bisa dilakukan dengan lancar dan efesien sehingga akan berdampak pada produktivitas kerja yang meningkat.

Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut dan sesuai dengan suasana, waktu serta tempatnya bisa membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karenanya lagu-lagu bisa dipilih dengan teliti untuk didengarkan ditempat kerja. Jika tidak dipilih dengan baik mungkin justru akan mengganggu konsentrasi kerja.

Yang perlu diingat bahwa dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu memperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh sebab itu faktor keamanan perlu bener-benar dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.

{|CATATAN| 2 artikel berikut sangat berkaitan dengan pembahasan ini, jadi jangan sampai dilewatkan:
1) Tata Ruang Kantor: Pengertian, Teknik, dan Macam-Macam Tata Raung Kantor
2) Sarana Modern untuk Pengolahan Informasi}

Baru-baru ini sebuah penelitian menemukan bahwa terdapat korelasi antara gagasan desain ruang kantor dengan efek positif atau bahkan negatif yang dihasilkan, terutama terhadap kinerja karyawan atau para pekerja. Penelitian tersebut membuktikan bahwa konsep ruang kantor yang baik hanya dapat memfasilitasi pemikiran kreatif jika mereka menawarkan ruang untuk pekerjaan terfokus. Penelitian tersebut juga menjadi ajang pembuktian bahwa konsep interior kantor yang pas bisa membawa pengaruh positif dan pada akhirnya dapat meningkatkan produktivitas. Serta secara otomatis berdampak positif pula terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan.

Ruang kantor dan area lounge di Uptown Serviced Office

Pengertian tata ruang kantor

Menurut George Terry dalam bukunya “Office Management and Control”: tata ruang kantor merupakan penentuan kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terinci dari ruang-ruang tersebut agar para karyawan dalam dengan layak melakukan pekerjaannya, baik fisik ataupun secara mental. Dari penjelasan sederhana tersebut, kita dapat mengambil kesimpulan jika tata ruang kantor merupakan penyiapan, penggunaan secara rinci terhadap peralatan yang ada di suatu kantor. Maka dari itu, tata ruang kantor yang baik akan membuat alur kerja menjadi lebih lancar dan dapat menambah keindahan suatu kantor.

Ruang kantor jenis private office di Uptown Serviced Office

Tujuan tata ruang kantor

  • Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja.
  • Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
  • Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
  • Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu.
  • Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
  • Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai.
  • Memberikan kesan yang baik bagi para tamu.

Ruang kantor jenis private office di Uptown Serviced Office

4 poin penting dalam tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat poin penting dalam tata ruang pada suatu kantor, keempat poin itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana yang rapi dan teratur. Keempat poin tersebut adalah:

Jarak terpendek

Perubahan tata ruang kantor pada poin ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja yang jauh akan mengakibatkan karyawan perlu beberapa melakukan beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain.

Rangkaian kerja

Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah teratur.

Penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Perubahan susunan tempat kerja

Poin terakhi ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

Ruang kantor jenis private office di Uptown Serviced Office

Ruang kantor yang ideal dan efektif. Seperti apa kriterianya?

Memiliki jendela

Sebuah ruangan tanpa jendela akan terasa sangat pengap dan tidak nyaman. Keberadaan jendela ini erat hubungannya dengan pencahayaan dan sirkulasi udara. Sebuah ruangan dengan bukaan jendela yang banyak tentu lebih menyehatkan jika dibanding dengan yang sedikit memilikinya. Pun begitu dengan ruang kerja. Ketiadaan jendela menyebabkan seseorang yang berada di dalamnya hanya terpapar cahaya lampu artifisial saja. Dan jelas ini berdampak buruk bagi kesehatan. Jika kamu menginginkan pekerja atau karyawan terhindar dari gangguan depresi tadi, sediakan banyak bukaan jendela pada setiap sisi. Selain itu keberadaan banyak jendela juga mampu menjadikan ruangan terasa lebih luas.

Pemilihan warna yang tepat

Angela Wright, seorang psikolog warna dan penulis buku “The Beginner’s Guide to Colour Psychology” mengungkapkan bahwa warna dapat memberikan efek khusus kepada para pekerja kantoran. Oleh sebab itu Wright menyarankan untuk menggunakan perabotan berwarna biru karena warna biru bisa berperan sebagai stimulan kecerdasan. Selain biru, Angela juga merekomendasikan warna lain, yaitu kuning. Kuning adalah warna terang yang menginspirasi kreativitas. Atau juga warna merah yang dapat memengaruhi kondisi fisik. Dan hijau yang bisa menciptakan unsur ketenangan.

Sentuhan personal di meja kerja

Salah seorang mahasiswa psikologi dari University of Exeter pernah melakukan penelitian dan mempelajari efek sentuhan personal di meja kerja. Penelitian tersebut mencoba membandingkan antara kelompok yang tidak diizinkan untuk mempersonalisasi ruang kerja dengan kelompok yang diizinkan untuk menghias ruang kerja. Kelompok yang diberikan izin untuk menghias ulang ruang kerja mereka menunjukkan hasil yang paling positif. Mereka dilaporkan mengalami peningkatan konsentrasi, suasana, organisasi, dan produktivitas.

Dapat meredam kebisingan

Jika ruang kantor terletak di sebuah kota metropolitan yang besar di mana isu kebisingan menjadi problem utama, hal ini bisa berdampak buruk pada produktivitas. Jika gedung kantor tidak kedap suara dari luar, akibatnya bisa sangat fatal. Konsentrasi dan fokus pekerja bisa terganggu dengan kebisingan-kebisingan tersebut. Sebaiknya, rancanglah ruang atau bangunan kantor dengan menggunakan peredam suara. Isu kebisingan adalah salah satu hal yang tidak dapat ditoleransi jika menginginkan tingkat produktivitas yang baik.

Memiliki hiasan berupa tanaman hijau

Tanaman memang seperti memiliki kekuatan magis. Salah satu elemen dekoratif yang satu ini kabarnya dapat menyegarkan suasana dan membuat mood menjadi lebih baik menurut beberapa survei. Survey tersebut pun melahirkan fakta tidak terbantahkan: bagaimana desain kantor yang dirancang dengan pendekatan natural dapat memberikan efek positif dan peningkatan produktivitas pekerjanya.

Ruang kantor dan meeting room di Uptown Serviced Office

4 macam ruang kantor yang baik

1. Tata ruang kantor tertutup (cubicel type offices)

Merupakan jenis ruangan dimana setiap orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan berbagai aktivitas pekerjaannya. Bentuk dari ruangan ini bisa tertutup penuh hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan maupun sekat setinggi manusia. Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu. Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan untuk membatasi padangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih fokus.

Keuntungan

  • Dapat menjamin konsentrasi kerja karena pandangan dibatasi oleh sekat.
  • Memiliki privasi yang tinggi sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin kerahasiaanya.
  • Ruang kerja masing-masing divisi dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya kewibawaan pimpinan.
  • Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang memiliki tanggung jawab atas ruang yang ia gunakan.

Kerugian

  • Bisa membuat komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung.
  • Membutuhkan biaya lebih besar, mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan lain-lain.
  • Pemakaian ruangan tidak fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun perombakan organisasi.
  • Kondisi kantor yang tertutup dapat mempersulit pengawasan.
  • Membutuhkan ruang yang lebih luas untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.

2. Tata ruang kantor terbuka (open plan offices)

Open plan offices adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat banyak karyawan dan tidak dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya membuat setiap karyawan dapat menempati satu meja khusus atau beberapa karyawan sekaligus. Menggunakan tipe ruangan ini memiliki beberapa keuntungan dan kerugian.

Keuntungan

  • Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan.
  • Mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang banyak.
  • Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak sekat maupun tembok permanen.
  • Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang dibutuhkan.
  • Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang.
  • Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas.
  • Dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja.
  • Lebih menghemat biaya.

Kerugian

  • Para karyawan lebih sulit untuk fokus dalam melakukan pekerjaannya.
  • Suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau.
  • Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas.
  • Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain.
  • Kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.

Ruang kantor dan event space di Uptown Serviced Office

3. Tata ruang kantor berpanorama (landscape offices)

Landspace offices adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk mempercantik ruangan kantor. Beberapa elemen hias ini bisa dapat berupa: tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain sebagainya. Beberapa perusahaan membuat ruangan ini dengan konsep outdoor, seperti pemandangan alam terbuka yang dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih nyaman dan segar.

Keuntungan

  • Suasana kerja dalam kantor lebih nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor.
  • Suasana yang nyaman dapat meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja.
  • Dapat menghindari kebisingan dan kegaduhan saat bekerja.
  • Produktivitas kerja dapat meningkat karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.

Kerugian

  • Membutuhkan biaya yang besar untuk mendesain dan membuat dekorasinya.
  • Biaya pemeliharaan yang cukup tinggi.
  • Membutuhkan tenaga ahli profesional dalam menciptakan suasana yang sesuai harapan.

4. Tata ruang kantor gabungan

Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruangan yang kami sebutkan sebelumnya. Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan karena dari menggabungkan semua elemen keuntungan dan kerugian. Dengan menggabungkan berbagi unsur yang terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.

Ruang kantor jenis co-working space di Uptown Serviced Office